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招標代理機構如何應對電子化時代的挑戰

瀏覽次數: 日期:2019年9月7日 09:02

   招標投標電子化時代已經到來,作為招標投標活動主體之一的招標代理機構應如何在行業新事物、新變化面前調整發展方向并有所作為呢?本文根據招標投標有關法律法規,進一步闡述電子招標投標程序與傳統招標投標程序的差異,通過分析電子招標投標的優勢和問題,闡述其對招標代理機構的影響,并為招標代理機構今后的發展提供一些建議。

  一、電子化招標投標程序與傳統招標投標程序的差異

  《電子招標投標辦法》第二條規定,“電子招標投標活動是指以數據電文形式,依托電子招標投標系統完成的全部或者部分招標投標交易、公共服務和行政監督活動”。電子招標投標活動在程序上多數仍與傳統招標投標方式相同,但采用新的技術手段也相應引起了一些變化。

  (一)所有投標人是否應當準時在線參加開標的不同規定

  由于投標文件的解密步驟必須由投標人自己完成,因此《電子招標投標辦法》第二十九條指出“所有投標人均應當準時在線參加開標”。且通過《電子招標投標系統技術規范》進一步要求系統應提供參加開標的代表通過網絡遠程辦理開標簽名報到的功能。

  但《招標投標法》第三十五條規定“開標由招標人主持,邀請所有投標人參加”,即在傳統招標投標程序中,是否參加開標是投標人的權利,就算不參加也不影響其投標有效性,只是由于不在場視為自動放棄了對開標過程提出異議的權力。

  (二)撤銷投標文件及撤回投標文件定義的不同

  《電子招標投標辦法》第三十一條規定了投標文件未解密的不同情形和處理原則,即“因投標人原因造成投標文件未解密的,視為撤銷其投標文件;因投標人之外的原因造成投標文件未解密的,視為撤回其投標文件……”

  而《招標投標法實施條例》第三十五條指出“投標人撤回已提交的投標文件,應當在投標截止時間前書面通知招標人”,“投標截止后投標人撤銷投標文件的,招標人可以不退還投標保證金”,即以投標截止時間作為分辨撤銷及撤回的依據。而電子招標投標活動則是以是否為投標人原因作為分辨撤銷及撤回的依據。

  在電子招標投標過程中,投標人可能因網絡阻塞、斷電等非投標人自身原因導致投標文件不能解密,這種情況根據上述《電子招標投標辦法》第三十一條規定視為撤回其投標文件,即相當于傳統招標投標中投標文件遞交截止時間前投標人聲明不參與投標,投標保證金將不會被沒收。

  (三)《電子招標投標辦法》規定數據電文簽約合同和公布履約情況

  《電子招標投標辦法》第三十六條規定:“招標人應當通過電子招標投標交易平臺,以數據電文形式與中標人簽訂合同”。這與傳統招標投標合同簽訂方式相比,意味著合同從簽訂開始就能受到行政主管部門的有力監督,大大減少了“陰陽合同”的產生。

  《電子招標投標辦法》第三十七條規定:“鼓勵招標人、中標人等相關主體及時通過電子招標投標交易平臺遞交和公布中標合同履行情況的信息”。“鼓勵”二字說明這是非強制性的,但卻是被倡導的,一旦兌現將形成合同全過程監督。

  (四)《電子招標投標辦法》規定投標人信息接受公眾監督,防止作假

  《電子招標投標辦法》第四十二條規定:“各級人民政府有關部門應當按照《中華人民共和國政府信息公開條例》等規定,在本部門網站及時公布并允許下載下列信息:……(二)取得相關工程、服務資質證書或貨物生產、經營許可證的單位名稱、營業范圍及年檢情況;(三)取得有關職稱、職業資格的從業人員的姓名、電子證書編號……(五)依法公開的工商、稅務、海關、金融等相關信息”。以上內容正是對公開、公平、公正及誠信原則的具體化。供應商偽造變造資格證明將變得更加困難,而招標人以不合理條件排斥潛在投標人也將變得困難。

  二、《電子招標投標辦法》對招標代理機構的影響

  (一)電子招標投標的優勢

  第一,傳統紙質招標投標有以下缺點:紙張消耗量大,不符合低碳環保。推行電子招標投標不僅節省當地資源,節約投標單位的資金,也大大減輕招標代理機構的工作量,提高其工作效率。

  第二,《招標投標法實施條例》第五條規定:“國家鼓勵利用信息網絡進行電子招標投標”。之所以鼓勵推行電子招標投標,在于其可以利用先進的技術手段有效防止弄虛作假、暗箱操作、串通投標圍標等行為的頻頻發生。同時,整個招標投標過程都在網上進行,可方便有關人員直觀地查看進展,及時發現并解決招標投標過程中的各種問題,有效控制風險,有利于對招標投標實施全過程監控,及時準確地掌握全程信息。也可以通過電子招標投標交易平臺完成對招標代理機構的動態監督管理,一定程度上減少了招標代理機構的時間和經濟成本。

  第三,通過規范化的操作流程及固定的信息渠道,能夠保證最快且公平的到達所有信息接收人,減少了人為失誤,也減少了線下繁雜的文件傳遞、信息溝通等問題,提高了招標代理機構的工作效率。

  (二)電子招標投標實施過程中可能存在的問題

  1.招標投標交易場所與監督部門藕斷絲連

  根據《招標投標法實施條例》第五條規定:“招標投標交易場所不得與行政監督部門存在隸屬關系,不得以營利為目的”。然而在現實中,各地有形市場絕大多數隸屬于地方政府。允許各地招標投標交易場所建設運營電子招標投標交易平臺,事實上就是默認了行政監督部門“進場”,由此造成了政府監督與運營角色的重疊。

  2.技術局限、法律不完善和配套規章缺位

  首先,電子招標投標存在如下的技術局限:

  (1)電子招標投標的技術條件對于使用通用技術條件的招標項目以及適用低價中標的招標項目來說十分便捷,但對于一些方案復雜、技術含量高、需要采用綜合評價法才能達到招標目的的招標項目而言,電子招標投標就顯得力不從心。

  (2)自行開發電子招標投標系統和維護成本比較高。電子招標投標系統建設費用、后期維護費用及相關配套設施的投入較大、成本高,是招標代理機構推行電子招標投標的首要考慮因素。

  (3)目前市場上的各種電子軟件五花八門、參差不齊,在具體實施時常會出現易出錯、難管理、費時費力等現象。

  以上技術局限可望在運營中逐步解決,但技術至上論是錯誤的,它并不能解決所有問題。比如電子招標投標對數據的安全性、公正性、保密性要求較高,倘若行政部門缺乏嚴謹的監管機制,即使電子招標投標技術再強大,也依然是漏洞百出,無法真正遏制各種違法違規行為的發生。

  其次,電子招標投標在相關配套法律法規方面也不完善,如出現網絡癱瘓、黑客攻擊等突發事件,致使投標人在到達投標截止時間前仍無法登陸平臺是否可以重新組織招標?再比如一些特殊的貨物招標是否需要提供樣品?投標人需要到達開標現場,運營商是否應為投標人提供可以登陸平臺的便利設施?這些問題仍需進一步研究解決。

  (三)電子招標投標對招標代理機構的挑戰和機遇

  《電子招標投標辦法》第三條定義了交易平臺、公共服務平臺和行政監督平臺的職能,三大平臺組成一個有機整體,共同建造一個全新的商業環境。在招標投標行業升級的過程中,交易平臺的價值在于成熟的應用系統、豐富的配套資源、完善的服務能力和低廉的進入成本,其可以幫助招標代理機構實現用戶資源、業務經驗及運營能力的無縫對接,使招標代理機構可以專注于主營業務,而無需擔憂非專業性問題。當然,招標代理機構也可以在交易平臺上搭建自己的項目管理系統。與自行建立電子招標投標體系而言,此舉無疑是大大降低了風險和成本,節約時間又提高效率。

  招標代理業務按深度可分為三個層次:

  一是程序性服務。招標代理機構遵循國際規則、慣例和國內法律、法規和規章制度,嚴格按規定為客戶提供服務,即通常認為的提供流程化操作、程序性服務,如發布招標公告(資格預審公告)、發售招標文件(資格預審文件)、組織現場踏勘、組織標前會、開標、組織評標等。

  二是專業型服務。招標代理機構在完成前述程序性服務的基礎上,進入客戶的采購執行流程,為客戶提供個性化的招標服務,包括前期策劃、潛在投標人分析、招標文件(包括技術標書)編制、協助簽訂合同、合同履行跟蹤、中標人評估等專業服務。能夠提供這類服務的招標代理機構,對于招標人來說,其價值相當于一個采購外包服務提供商。

  三是顧問式服務。招標代理機構進入招標人的采購管理流程,為客戶定制專業服務方案、提供采購方案策劃、招標管控模式和制度體系梳理等管理咨詢顧問服務。

  若是采用傳統招標投標方式,國內絕大部分招標代理機構業務人員的主要精力都耗費在低層次的服務上。采用電子招標投標方式后,招標代理機構可以從這些繁重的事務性工作中逐步解放出來,向高層次的服務提升發展,進而推動行業的整體升級。

  以管理顧問形式為客戶提供招標投標領域的專業管理咨詢服務是招標服務的最高境界,此時招標代理機構已經成為客戶的采購管理顧問和成本管理專家,幫助客戶優化招標采購的管理體系,獲取更高價值含量的服務補償。

  提供顧問式服務要求招標代理機構不但要精通招標業務,還要熟悉成本管理、價值鏈管理、供應鏈管理等理論和實務。這對招標代理機構來說,這是一次轉型升級、重新創業的發展機遇,同時也是挑戰。招標投標的電子化對招標代理機構的信息化管理水平、職工的綜合素質提出了更高要求,一定程度上也會增加招標代理機構的教育培訓和試錯成本。

  三、在電子化時代,招標代理機構應未雨綢繆

  在電子商務時代,任何對互聯網的漠視都不是理性的,重視電子招標投標并及時調整自我發展戰略將有利于招標代理機構在新一輪競爭大潮中搶奪先機。

  招標代理行業未來發展離不開電子招標投標,工作中的方方面面也將逐漸趨向電子化,如網上購買標書、網上招標投標、網上評標,網上為客戶提供咨詢服務等,讓客戶(包括招標人和投標人)感到方便、快捷、高效、專業。只有在服務方面不斷改進和完善,才能提升自身競爭力,而提高服務質量,未來將有很多方面要依托于網絡系統的發展。

  《電子招標投標辦法》第十六條規定:“招標人或者其委托的招標代理機構應當在其使用的電子招標投標交易平臺注冊登記,選擇使用除招標人或招標代理機構之外第三方運營的電子招標投標交易平臺的,還應當與電子招標投標交易平臺運營機構簽訂使用合同,明確服務內容、服務質量、服務費用等權利和義務,并對服務過程中相關信息的產權歸屬、保密責任、存檔等依法作出約定”。

  首先,招標代理機構要加快信息化進程,需及早選用成熟度較高、風險較小的交易平臺,著手進行運營模式的轉換,一方面積極吸收外部成熟經驗和產品,另一方面大力加強內部建設,直接運營并二次開發,積累經驗,為下一步的發展奠定基礎,這樣后期開發運營成本將大幅度減少。

  其次,電子化平臺應建立起統一的誠信管理體系,這將進一步鼓勵招標代理機構誠信自律、守法經營,但同時也督促招標代理機構在工作中必須做到每一步都嚴謹無誤。

  再次,招標代理機構應著眼未來,保持差異化競爭優勢,而不是局限于簡單的程序性操作。采用專業的管理咨詢服務模式,大力培養高素質人才,加強自身能力建設。一是按照《電子招標投標辦法》規定,加強學習、強化培訓、熟悉要求,并逐步建立健全電子化運作的操作規程和管理辦法;二是加強對新趨勢及新模式的研究,力爭用最便捷最科學的運營模式,順應行業發展趨勢,實現創新發展;三是不斷提升招標代理機構提供專業服務的能力,加大對日常工作的規范和標準化運作,適應電子化的發展模式;四是加強行業專家資源建設,提升招標投標管理人員專業素質,以優質服務贏得廣大客戶的信賴和支持。

  總之,對于招標投標行業來說,電子化將為整個行業帶來一場劃時代的變革,將催生一個全新的招標投標市場環境,哈爾濱工程造價,招標代理機構應抓住這次前所未有的發展契機,調整戰略積極轉型,如此才能在競爭激烈的市場大浪潮中立于不敗之地。

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